Een draaiboek maken voor je eigen event

Wat is een draaiboek?

Een draaiboek is een document waarin jij de belangrijkste dingen zet die te maken hebben met je evenement. Door met een draaiboek aan de slag te gaan kun jij je goed voorbereiden je evenement. Je kunt dit niet gedetailleerd genoeg maken. Het is namelijk nuttig als iedereen exact weet wat hij of zij moet doen op een bepaald moment. Een draaiboek maken biedt daar de mogelijkheid toe. Denk hierbij aan de contactgegevens van alle betrokkenen. Maar ook aan de indeling van je event, welke zaken elke betrokkene moet uitvoeren voor, tijdens en na het evenement, huishoudelijke bijlagen zoals een plattegrond en huisregels en een checklist van alle benodigdheden voor je evenement. Zo weet je zeker dat jij niks overslaat en kun je met een gerust hart het evenement van start laten gaan. Het opstellen van een draaiboek zal jouw evenement ontzettend gaan helpen.

Waarvoor heb je een draaiboek nodig?

Een evenement moet goed georganiseerd worden. Het is uitermate belangrijk dat iedereen weet wat hij of zij moet doen. Je beschrijft in een planning exact wat er moet gebeuren en wanneer dat gebeurt. Hiermee voorkom je dat mensen op het moment suprême niet meer weten wat de volgende actie is die ze zouden doen. Zeker als je kijkt naar zakelijke evenementen staat het imago van je bedrijf op het spel. Als je dan een evenement organiseert waar de organisatie totaal in de soep loopt en elke blijk van overzicht ontbreekt, scoort je business daar niet veel punten mee.

De ideale voorbereiding op je evenement

Door een draaiboek op te stellen weet je precies wie voor welke taak verantwoordelijk is. Daarnaast weet je exact wanneer welk product binnen komt. Ook houd je overzicht in het uitvoeren van checks en andere zaken. Het kan uiteraard voorkomen dat er last-minute toch nog iets verandert. Houd daar altijd rekening mee. Met een draaiboek weet je welke onderdelen van je evenement eventueel lastig kunnen werken. Wellicht zijn bepaalde zaken achteraf te krap gepland. Je kunt dan kijken hoeveel tijd je nog hebt en welke andere taken je kunt verrichten. Door deze achtergrondinformatie schiet jij minder snel in de stress.

Ga niet te gehaast van start

Belangrijk is dat jij niet direct begint met het organiseren van je evenement. Hoewel dat aantrekkelijk klinkt, zul je vanzelf tegen bepaalde zaken aanlopen. Als je van tevoren niet goed over verschillende onderdelen nadenkt, kunnen die op het moment dat het er op aankomt niet beschikbaar zijn. Als je dan al vergevorderd in het proces van organiseren zit, is er geen weg meer terug en kun je geen alternatief bedenken. Een draaiboek maken voor je event is daarom altijd de beste oplossing.